Secrétaire médicale RCP à 50% H/F

Vue d'ensemble

À propos de nous

Le CHU de Limoges a trois missions de service public : les soins, l’enseignement, la recherche et l’innovation. Nos professionnels exercent au sein de 5 hôpitaux (le CHU Dupuytren 1, le CHU Jean Rebeyrol 1 , le CHU Dupuytren 2, l’hôpital de la mère et de l’enfant et le Centre de gérontologie Chastaingt ) et d’un Centre de biologie et recherche en santé.

Le CHU recrute un.e Secrétaire médicale H/F à temps non complet à 50%, de la RCP (réunion de concertation pluridisciplinaire) amont de recours et d’orientation « Suspicion de maladies complexes / rares », (PEMR) de Nouvelle-Aquitaine nord.

Mission

MISSION PRINCIPALE

Organisation générale de la Réunion de Concertation Pluridisciplinaire (RCP)

• RCP mensuelle, de 18h30 à 20h, hors vacances scolaires (présence de la secrétaire aux RCP non demandée).

• RCP ouverte à toute la médecine de ville et aux médecins coordinateurs d’ESMS des territoires de recrutement des CHU de Poitiers et de Limoges.

La secrétaire médicale a pour mission d’organiser, dans ses modalités pratiques, les RCP amont de recours et d’orientation « Suspicion de maladies complexes / rares ».

Information et diffusion auprès des professionnels

• Diffuser largement auprès de la médecine de ville, URPS, CPTS, CDOM, ainsi qu’auprès des médecins coordinateurs d’ESMS :

  • Le planning annuel des RCP mensuelles ;

  • Le format de la fiche à remplir dans les logiciels de télémédecine Covalia (territoire de recrutement du CHU de Poitiers) / Omnidoc (territoire de recrutement du CHU de Limoges) ;

  • Les critères d’éligibilité de présentation des cas à la RCP et les pièces à joindre nécessairement en fonction de la nature du cas.

Programmation des cas à présenter

• Pré-programmer la présentation des cas à chaque RCP, en fonction :

  • De l’historique des demandes de présentation de cas, ainsi que des cas à représenter pour suivi ;

  • De la durée moyenne de présentation d’un cas définie avec le responsable médical de la RCP ;

  • De la durée d’1h30 de la RCP mensuelle.

• Valider la programmation des cas présentés à chaque RCP avec le responsable médical de la RCP, à J-15 au plus tard.

Préparation administrative des dossiers

• Au préalable de la RCP, réaliser une préadmission du patient dans le DPI du CHU concerné (Télémaque au CHU de Poitiers ; Crossway / Maincare IC au CHU de Limoges), en fonction du logiciel de télé-expertise utilisé par le médecin requérant pour sa demande de présentation de cas à la RCP, en lien avec les services Accueil et gestion administrative du patient de chaque CHU.

Organisation des visioconférences

• Réserver une salle de réunion aux CHU de Poitiers et de Limoges suivant l’organisation interne des 2 UCHUCHU.

• Diffuser le planning de présentation des cas à chaque RCP aux médecins référents de la RCP amont de la PEMR bi-sites.

• Diffuser, via une messagerie sécurisée, le planning de présentation des cas à chaque RCP et le lien de connexion à la visioconférence de la RCP, auprès de chaque médecin de ville/ESMS requérant, en précisant l’horaire prévu pour la présentation de son cas en visioconférence.

Suivi et finalisation des fiches RCP

• À la suite des RCP, diffuser les fiches RCP aux médecins référents de la RCP pour validation des conclusions.

• Finaliser la mise en page des fiches RCP.

• Enregistrer les fiches RCP validées dans les logiciels de télémédecine de chaque CHU (Omnidoc / Covalia ; les fiches étant intégrées par interopérabilité dans les DPI des CHU).

MISSIONS SPÉCIFIQUES

En complément de la mission principale :

• Accueil téléphonique des médecins libéraux de ville et d’ESMS requérants durant les jours et horaires d’ouverture définis du secrétariat de la RCP (cf. ci-dessous).

SPÉCIFICITÉS DU POSTE

• Poste à mi-temps en présentiel, basé au CHU de Limoges (sans déplacement).

• DQT (Durée quotidienne de travail) en 7h30 avec repos fixes.

• Amplitude d’ouverture du secrétariat : 9h-12h / 13h-17h30.

• Jours d’ouverture (2 jours et demi) adaptables avec la/le secrétaire sélectionné(e).

• Les jours définis d’ouverture de l’accueil téléphonique du secrétariat de la RCP sont alors formalisés et diffusés à toute la médecine de ville.

Profil

FORMATIONS OBLIGATOIRES REQUISES

• Diplôme d’Assistant(e) médico-administratif(ve) ou équivalent pour postuler.

• Formation interne à la prise de fonction :

  • Aux logiciels DPI des CHU de Limoges et de Poitiers ;

  • Aux logiciels de télé-expertise utilisés par les deux CHU ;

  • Aux logiciels de déclaration des événements indésirables utilisés dans les deux CHU.

FORMATIONS – QUALIFICATIONS (SAVOIR)

• Maîtriser l’orthographe et la syntaxe, ainsi que le vocabulaire médical de base.

• Savoir utiliser les logiciels de bureautique : Windows, Word et Excel.

CONNAISSANCES PARTICULIÈRES (SAVOIR-FAIRE)

Après formation interne à la prise de poste :

• Utilisation du DPI des deux CHU ;

• Utilisation des logiciels de télé-expertise des deux CHU ;

• Utilisation des logiciels de déclaration des événements indésirables des deux CHU ;

• Gestion documentaire dans les logiciels des deux CHU prévus à cet effet.

EXPÉRIENCES PROFESSIONNELLES (SAVOIR-FAIRE)

• Avoir une expérience en secrétariat administratif ou médical pour postuler.

QUALITÉS PROFESSIONNELLES (SAVOIR-ÊTRE)

• Avoir le sens de l’accueil.

• Savoir s’adapter aux situations et aux différents professionnels.

• Être capable de travailler en équipe :

  • Développer des relations de travail efficaces et harmonieuses ;

  • Faire preuve de diplomatie.

• Respecter les règles du secret professionnel et de gestion du dossier patient.

• Avoir le sens de l’organisation et de l’esprit d’initiative :

  • Faire preuve d’efficacité ;

  • Faire preuve de rigueur ;

  • Être ponctuel(le).

• Avoir le sens des responsabilités et rendre compte de ses actes auprès de ses supérieurs.